David Parmenter menyampaikan
tentang pentingnya pengukuran kinerja secara tepat bagi suatu organisasi. Ia
mengatakan bahwa "If you don't
measure result”:
·
You
can't tell success from failure
·
You
can't learn from it
·
You
can't reward success
·
You
may not be able to sustain success
·
You
are probably rewarding failure
·
You
will repeat old mistake and keep wasting resources
Key Performance Indicator
(KPI) adalah metrik yang digunakan untuk mengukur kinerja sebuah organisasi,
tim, atau individu dalam mencapai tujuan bisnisnya. Sebagai gambaran
keberhasilan pencapaian tujuan dan sasaran strategis organisasi, KPI harus relevan dengan tujuan dan sasaran
strategis yang akan dicapai organisasi, kebutuhan pemangku kepentingan, dan
faktor-faktor kunci yang mempengaruhi kesuksesan organisasi. Dengan demikian,
hasil pengukuran KPI dapat menjadi landasan dalam mengidentifikasi kelemahan,
mengarahkan upaya perbaikan dan mengambil keputusan bisnis.
Perumusan
KPI yang tidak tepat dapat mengakibatkan informasi yang diperoleh dari hasil
pengukuran menjadi tidak berharga sehingga tidak memberikan dampak yang
diharapkan terhadap kinerja organisasi. Untuk memastikan bahwa KPI yang
dirumuskan dapat memberikan informasi yang berharga, perlu diperhatikan 9
langkah untuk merumuskan KPI secara sistematis dan efektif yakni:
- Identifikasi tujuan utama yang hendak dicapai. Pelajari strategi
organisasi dan fokus pada area yang berdampak besar terhadap kesuksesan
organisasi serta sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan. Tujuan
ini harus spesifik, terukur, menantang, dapat dicapai, dan berbatas waktu.
- Identifikasi indikator kunci, yaitu indikator yang paling penting
untuk mengukur kemajuan upaya pencapaian tujuan utama. Pelajari proses
bisnis organisasi untuk mendapatkan pemahaman mengenai tujuan dan hasil
yang diinginkan dari proses yang ada. Pertimbangkan secara mendalam apa
saja indikator yang benar-benar mempengaruhi pencapaian tujuan utama dan
performa secara keseluruhan sehingga hanya indikator yang benar-benar
relevan dan memberikan informasi berharga bagi pencapaian tujuan utama
yang terpilih sebagai KPI.
- Pastikan bahwa KPI dapat diukur secara kuantitatif atau
kualitatif, memiliki metrik yang jelas (persentase, angka, waktu, jumlah,
atau rasio) dan dapat dihitung atau dikumpulkan dengan menggunakan data
yang tersedia secara objektif sehingga dapat digunakan sebagai alat
evaluasi yang efektif. Jika KPI tidak dapat diukur secara konkret, sulit
untuk menentukan apakah target telah tercapai atau tidak.
- Rumuskan KPI secara spesifik sehingga dapat menjelaskan apa yang
diukur, mudah dipahami dan dikomunikasikan kepada semua pemangku
kepentingan, tidak menimbulkan ambiguitas dan terfokus pada satu aspek
kinerja yang penting.
- KPI haruslah relevan dalam jangka panjang dan dapat dijalankan
secara berkelanjutan. Pertimbangkan konteks dan kondisi di mana KPI akan
diterapkan. Pastikan bahwa dengan konteks situasi dan kondisi tersebut KPI
dapat diukur secara konsisten dari waktu ke waktu sehingga memungkinkan
untuk membandingkan kinerja seiring waktu dan mengidentifikasi tren yang
relevan.
- Tetapkan target yang menantang namun realistis untuk setiap KPI.
Target ini haruslah mendorong perbaikan dan pencapaian yang ambisius namun
dapat dicapai dengan upaya yang tepat dan sumber daya yang tersedia.
Gunakan data historis atau benchmarking
untuk membantu menetapkan target tersebut. KPI yang tidak realistis dapat
menyebabkan frustrasi dan kegagalan, sedangkan KPI yang terlalu mudah
dapat mengurangi motivasi dan kinerja karyawan.
- Libatkan pihak terkait seperti manajemen, tim kerja, atau
pemangku kepentingan lainnya dalam merumuskan KPI. Hal ini akan membantu
memastikan bahwa KPI yang dirumuskan memang relevan dan dapat diterima
oleh semua pemangku kepentingan.
- Setelah KPI ditetapkan, kembangkan sistem dan mekanisme untuk
mengumpulkan data, melacak kemajuan, dan melaporkan hasilnya secara
berkala. Tentukan frekuensi pelaporan untuk setiap KPI, apakah harian, mingguan,
bulanan atau per kuartal. Manfaatkan teknologi yang tepat untuk
mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data KPI. Buatlah dashboard atau
laporan yang memberikan informasi yang jelas, terkini, dan mudah dipahami.
Gunakan visualisasi data yang efektif seperti grafik, diagram, atau tabel
untuk memudahkan pemahaman dan memungkinkan pemangku kepentingan melihat
tren dan perbandingan dengan mudah. Selenggarakan pertemuan rutin dengan
tim terkait untuk membahas hasil KPI dan tindakan perbaikan yang perlu
diambil.
- Lakukan penyesuaian jika diperlukan. Selama proses pemantauan,
jika KPI tidak mencerminkan kemajuan yang diharapkan atau tidak relevan
lagi, lakukan perubahan dan pembaharuan KPI sesuai kebutuhan. Merumuskan
KPI adalah proses yang berkelanjutan. Ketika terjadi perubahan tujuan,
strategi, atau kondisi yang mempengaruhi organisasi atau tim kerja, KPI
harus diselaraskan kembali.
Demikian
9 langkah untuk merumuskan KPI agar dapat digunakan sebagai dasar dalam
mengidentifikasi kelemahan, mengarahkan upaya perbaikan dan mengambil keputusan
bisnis.
Artikel Selanjutnya : Mengelola Talent Generasi Z