Menyusun Key Performance Indicator (KPI) Yang Efektif

31/07/2023 13:55:32


David Parmenter menyampaikan tentang pentingnya pengukuran kinerja secara tepat bagi suatu organisasi. Ia mengatakan bahwa "If you don't measure result”:

·         You can't tell success from failure

·         You can't learn from it

·         You can't reward success

·         You may not be able to sustain success

·         You are probably rewarding failure

·         You will repeat old mistake and keep wasting resources

Key Performance Indicator (KPI) adalah metrik yang digunakan untuk mengukur kinerja sebuah organisasi, tim, atau individu dalam mencapai tujuan bisnisnya. Sebagai gambaran keberhasilan pencapaian tujuan dan sasaran strategis organisasi, KPI  harus relevan dengan tujuan dan sasaran strategis yang akan dicapai organisasi, kebutuhan pemangku kepentingan, dan faktor-faktor kunci yang mempengaruhi kesuksesan organisasi. Dengan demikian, hasil pengukuran KPI dapat menjadi landasan dalam mengidentifikasi kelemahan, mengarahkan upaya perbaikan dan mengambil keputusan bisnis.

Perumusan KPI yang tidak tepat dapat mengakibatkan informasi yang diperoleh dari hasil pengukuran menjadi tidak berharga sehingga tidak memberikan dampak yang diharapkan terhadap kinerja organisasi. Untuk memastikan bahwa KPI yang dirumuskan dapat memberikan informasi yang berharga, perlu diperhatikan 9 langkah untuk merumuskan KPI secara sistematis dan efektif yakni:

  1. Identifikasi tujuan utama yang hendak dicapai. Pelajari strategi organisasi dan fokus pada area yang berdampak besar terhadap kesuksesan organisasi serta sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan. Tujuan ini harus spesifik, terukur, menantang, dapat dicapai, dan berbatas waktu.
  2. Identifikasi indikator kunci, yaitu indikator yang paling penting untuk mengukur kemajuan upaya pencapaian tujuan utama. Pelajari proses bisnis organisasi untuk mendapatkan pemahaman mengenai tujuan dan hasil yang diinginkan dari proses yang ada. Pertimbangkan secara mendalam apa saja indikator yang benar-benar mempengaruhi pencapaian tujuan utama dan performa secara keseluruhan sehingga hanya indikator yang benar-benar relevan dan memberikan informasi berharga bagi pencapaian tujuan utama yang terpilih sebagai KPI. 
  3. Pastikan bahwa KPI dapat diukur secara kuantitatif atau kualitatif, memiliki metrik yang jelas (persentase, angka, waktu, jumlah, atau rasio) dan dapat dihitung atau dikumpulkan dengan menggunakan data yang tersedia secara objektif sehingga dapat digunakan sebagai alat evaluasi yang efektif. Jika KPI tidak dapat diukur secara konkret, sulit untuk menentukan apakah target telah tercapai atau tidak.
  4. Rumuskan KPI secara spesifik sehingga dapat menjelaskan apa yang diukur, mudah dipahami dan dikomunikasikan kepada semua pemangku kepentingan, tidak menimbulkan ambiguitas dan terfokus pada satu aspek kinerja yang penting.
  5. KPI haruslah relevan dalam jangka panjang dan dapat dijalankan secara berkelanjutan. Pertimbangkan konteks dan kondisi di mana KPI akan diterapkan. Pastikan bahwa dengan konteks situasi dan kondisi tersebut KPI dapat diukur secara konsisten dari waktu ke waktu sehingga memungkinkan untuk membandingkan kinerja seiring waktu dan mengidentifikasi tren yang relevan.
  6. Tetapkan target yang menantang namun realistis untuk setiap KPI. Target ini haruslah mendorong perbaikan dan pencapaian yang ambisius namun dapat dicapai dengan upaya yang tepat dan sumber daya yang tersedia. Gunakan data historis atau benchmarking untuk membantu menetapkan target tersebut. KPI yang tidak realistis dapat menyebabkan frustrasi dan kegagalan, sedangkan KPI yang terlalu mudah dapat mengurangi motivasi dan kinerja karyawan.
  7. Libatkan pihak terkait seperti manajemen, tim kerja, atau pemangku kepentingan lainnya dalam merumuskan KPI. Hal ini akan membantu memastikan bahwa KPI yang dirumuskan memang relevan dan dapat diterima oleh semua pemangku kepentingan.
  8. Setelah KPI ditetapkan, kembangkan sistem dan mekanisme untuk mengumpulkan data, melacak kemajuan, dan melaporkan hasilnya secara berkala. Tentukan frekuensi pelaporan untuk setiap KPI, apakah harian, mingguan, bulanan atau per kuartal. Manfaatkan teknologi yang tepat untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data KPI. Buatlah dashboard atau laporan yang memberikan informasi yang jelas, terkini, dan mudah dipahami. Gunakan visualisasi data yang efektif seperti grafik, diagram, atau tabel untuk memudahkan pemahaman dan memungkinkan pemangku kepentingan melihat tren dan perbandingan dengan mudah. Selenggarakan pertemuan rutin dengan tim terkait untuk membahas hasil KPI dan tindakan perbaikan yang perlu diambil.
  9. Lakukan penyesuaian jika diperlukan. Selama proses pemantauan, jika KPI tidak mencerminkan kemajuan yang diharapkan atau tidak relevan lagi, lakukan perubahan dan pembaharuan KPI sesuai kebutuhan. Merumuskan KPI adalah proses yang berkelanjutan. Ketika terjadi perubahan tujuan, strategi, atau kondisi yang mempengaruhi organisasi atau tim kerja, KPI harus diselaraskan kembali.

Demikian 9 langkah untuk merumuskan KPI agar dapat digunakan sebagai dasar dalam mengidentifikasi kelemahan, mengarahkan upaya perbaikan dan mengambil keputusan bisnis. 

Tags : Management, SDM

Artikel Selanjutnya : Mengelola Talent Generasi Z

Artikel Sebelumnya


Komentar




Ada satu hal yang tetap lebih penting bagi perkembangan ilmu pengetahuan melebihi metode-metode cemerlang, yakni kemauan keras untuk menemukan kebenaran, apapun itu

EVENTS


ARTICLE'S TAGS

Partnership Inovasi Training Assessment Leadership SDM Management