Perencanaan Yang Optimal

Perencanaan merupakan proses menyusun langkah tindakan untuk mencapai tujuan tertentu yang dimulai dengan mengidentifikasi target atau tujuan yang ingin dicapai, menganalisa kondisi situasi saat ini dan mengembangkan langkah tindakan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan juga mencakup mengalokasikan sumber daya seperti waktu, finansial, dan tenaga yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan  secara efisien dan efektif.

Perencanaan membantu kita mengidentifikasi dan mengelola risiko yang mungkin terjadi, sehingga memungkinkan untuk menetapkan langkah-langkah pencegahan atau penanggulangan yang tepat.

Perencanaan yang optimal akan membantu individu, tim atau organisasi mencapai tujuan dan hasil yang ditetapkan dengan cara yang terorganisir, sistematis dan dalam koridor yang dapat terkontrol.

Bagaimana mengembangkan perencanaan yang optimal? Mathew East (2019) mengembangkan sebuah pendekatan perencanaan yang berfokus pada pencapaian tujuan dengan jelas dan efektif yaitu Purposeful Planning Method. Pendekatan ini menekankan pemahaman yang mendalam tentang tujuan dan proses menyusun rencana yang terarah menuju pencapaian tujuan tersebut.

Berikut langkah menyusun perencanaan yang optimal:

·        Klarifikasi Tujuan: Define Clear Goals

Mengidentifikasi dan mengklarifasi tujuan/goals secara spesifik dan terukur,  karena tujuan yang jelas akan menjadi landasan dari perencanaan yang dibuat.

·        Penilaian dan Analisis: Assessment and Analysis

Lakukan analisis menyeluruh terhadap situasi, sumber daya yang tersedia, dan kendala yang mungkin dihadapi termasuk potensi resiko dan dampaknya secara tepat. Hal ini bertujuan untuk membuat rencana yang realistis.

·        Prioritaskan: Prioritize Goals

Buat prioritas kegiatan dan tindakan yang mendukung pencapaian tujuan agar dalam proses implementasi tindakan terarah berdasar pada aktivitas yang paling penting dan mendesak bagi tercapainya tujuan.

·        Pengembangan Rencana: Plan Development

Aktivitas penting dalam perencanan yang optimal adalah perlu dibuat rencana yang terperinci untuk mencapai setiap tujuan. Rencana ini harus mencakup langkah-langkah konkret, tenggat waktu, dan sumber daya yang diperlukan.

·        Komunikasi: Communication

Proses lanjutan agar perencanaan optimal adalah perlunya disiapkan metoda dan langkah spesifik untuk mengkomunikasikan rencana yang dibuat kepada semua pihak yang terlibat atau terpengaruh oleh perencanaan tersebut. Pastikan semua orang memahami peran dan tanggung jawabnya dalam menerapkan rencana yang telah dibuat

·        Pelaksanaan: Execution

Proses krusial dalam perencanaan yang optimal adalah menetapkan langkah tindakan yang dibutuhkan untuk menjalankan rencana yang dibuat. Yang penting diperhatikan adalah komitmen dan konsistensi dari pelaksanaan langkah tindakan ini hingga mencapai tujuan.

·        Pemantauan dan Evaluasi: Monitoring and Evaluation

Dalam proses perencanaan yang optimal juga ditetapkan proses pemantauan untuk memastikan berbagai kegiatan dilakukan sesuai jadwal dan tujuan yang hendak dicapai. Hal ini meliputi proses pemantauan perkembangan implementasi rencana kerja yang dilakukan secara berkala. Gunakan indikator keberhasilan (kinerja dan waktu) sebagai kriteria dalam proses pemantauan.

·        Penyesuaian dan Revisi: Adjustment and Revision

Perencanaan yang optimal bukanlah suatu rencana tunggal, diperlukan kemampuan mengantisipasi perubahan, hambatan atau masalah yang mungkin muncul yang membuat pelaksanaan terhambat atau terhenti sepenuhnya, sehingga dapat dibuat rencana cadangan (Contigency Plan).

·        Belajar dari Pengalaman: Learning from Experience

Perencanaan harus disertai proses evaluasi, untuk mempelajari hal apa yang berjalan baik dan apa yang perlu diperbaiki untuk perencanaan mendatang. Tanpa proses evaluasi dan pembelajaran yang terus-menerus, kesalahan dan kegagalan baik dalam pelaksanaan maupun perencanaan mungkin terulang di masa depan.

Dengan mengikuti langkah-langkah yang sistematis di atas kita dapat meningkatkan peluang kesuksesan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.

Benny Prasetyo

Referensi :

• Mathew C East, “The Purposeful Planning Method”, publisher by www-Matt-East.Com -2019
• Geoffrey Moore, “To Succeed in the Long Term, Focus on the Middle Term,” Harvard Business Review 85, no. 7/8 (2007)
• Harry Levinson, “Management by Whose Objectives?” Harvard Business Review 81 (2003): 107.